Reuniões do conselho de administração de companhias abertas extrapolaram as quatro paredes.

A SulAmérica disponibilizou aos membros de seu conselho e a comitês de assessoramento um portal de governança corporativa para facilitar e integrar sua comunicação com a companhia.

"O portal visa melhorar as condições de trabalho dos membros do conselho de administração", explica Arthur Farme d'Amoed Neto, vice-presidente corporativo e de relações com investidores (RI) da companhia.

O objetivo, segundo o executivo, era implantar um sistema de gestão das informações reservadas da empresa, trazendo autonomia aos conselheiros através do acesso permanente a documentos corporativos e ao acervo de decisões passadas. "Essa é uma medida de ordem prática. Ajuda o conselheiro a executar seu papel", diz.

A ferramenta permite desde consultas à agenda anual das reuniões, até a avaliação de atas, incluindo propostas de redação e votação eletrônica.

"Acreditamos que os conselheiros terão mais tempo para dedicar às questões estratégicas", pondera o vice-presidente corporativo e de RI da SulAmérica.

Atualmente, 30 executivos têm acesso ao portal, incluindo membros do conselho e comitês de assessoramento - além dos executivos da linha de frente da companhia e alguns membros da diretoria. Desses, 20 acessam constantemente o portal.

Recomendação

Além da SulAmérica, outras três companhias implementaram o portal, entre elas a CPFL.

A iniciativa é apoiada pelo Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC). "Os conselheiros não devem - pelo menos não deveriam - estar envolvidos no dia a dia da companhia. Então, o portal visa disponibilizar as informações necessárias com antecedência, para que eles possam se preparar para encontros e reuniões", explica Adriane Cristina de Almeida, coordenadora do centro de conhecimento do IBGC.

De acordo com ela, o processo de funcionamento do conselho de administração precisa estar "azeitado" para a implementação do portal de governança.

O assunto é tido como bastante relevante pelo IBGC. Tanto é que a entidade lançou, em novembro de 2008, um manual que traz definições, diretrizes, objetivos, funcionalidades, público-alvo, sequência de implementações e possíveis conteúdos, além de propor medidas de segurança e áreas candidatas à administração do portal.

Outras iniciativas

Algumas empresas de capital aberto têm optado pela figura do secretário do conselho para atender às demandas dos conselheiros.

"Sem esse responsável, o contato entre empresa e conselheiros acaba sendo feita pelo diretor de RI ou mesmo área jurídica, o que não é o ideal", ressalta.